Exportation de votre portail

Pour exporter les heures travaillées de vos employés d'une semaine donnée, voici les étapes à suivre:


  1. Allez dans Feuilles de temps->Employés (https://www.emyxtechnologies.com/timesheet)
  2. Dans le coin supérieur gauche, choisissez n'importe quelle date de la semaine désirée
  3. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur:
    1. Export
    2. Pont - Avantage
    3. TimeQ, TimeZone ou Requête (si vous êtes régis par le décret de la construction, vous DEVEZ utilisez Requêtes Avantage)


Un fichier CSV (TimeQ et Timezone) ou un TXT (Requêtes) sera téléchargé sur votre poste. Nous vous encourageons à déplacer le fichier dans un dossier attitré à vos exports hebdomadaires que ce soit sur votre poste, votre serveur ou tout autre logiciel de partage de documents.


Importation dans Avantage


Pour importer le document CSV dans Avantage, il suffit de:



  1. Dans Avantage, choisissez
    1. Opérateur
    2. Échange de données
    3. Importation
    4. Dépendamment de votre version Avantage, choisissez TimeQ, TimeZone ou Requêtes Avantages(voir plus bas)
  2. Choisir le fichier généré par Emyx Horo
  3. Valider et importer les données


Les différentes versions (TimeQ et TimeZone seulement)

Tout d'abord il faut savoir qu'Avantage offre 4 différentes versions à ses clients soit:

  • Progression
  • Expansion
  • Implication
  • Intégration


Ensuite, dépendamment de la version que vous utilisez, le format d'importation sera différent. Si vous êtes régi par le décret de la construction, allez directement. à la section Requêtes.


Progression et Expansion

Ces deux versions utilisent le format TimeQ qui ne gère pas la notion de Projet et de Code de Gain (Rôles dans Emyx Horo). Si vous êtes régit par le décret de la construction, forte chance que vous n'utilisiez pas ces versions d'Avantage. Le fichier d'importation sera donc très simple soit une ligne par employé par semaine contenant l'information suivante:

  • Employé (Code du système comptable)
  • Champ Vide
  • Heures régulières (arrondies au 15 minutes en centième, ex: 7.75)
  • Heures à temps et demi
  • Heures à temps double


Emyx ne gérant pas pour l'instant le surtemps (overtime), seulement deux champs seront remplis soit l'employé et les heures travaillées pendant la semaine.


Implication et Intégration

Ces deux versions sont plus complètes au niveau des feuilles de temps et par le fait même importe un fichier CSV plus complexe qui utilise le format TimeZone.   Il y aura donc une ligne par intervalle de temps travaillés par Projet, par Code de gain (Rôle) et par Date. Voici les colonnes que vous verrez:

  • Employé (Code du système comptable de l'employé)
  • Code de gain (Code du système comptable du Rôle)
  • No de Projet (Code du système comptable du Projet)
  • Heures (arrondies au 15 minutes en centième, ex: 3,25)


Requêtes

Lorsque vous êtes régi par le décret de la construction, vous devez fournir de l'information supplémentaire comme le code de métier par exemple. Pour pouvoir exporter vers Acomba en format Requêtes, assurez-vous de:

  1. Pour chaque employé, remplir le Code de l'employé dans le système comptable
  2. Pour chaque projet, remplir le Code du Projet dans le système comptable
  3. Pour chaque rôle d'employé, 
    1. Remplir le Numéro d'identification du métier 
    2. Remplir le Code du rôle dans le système comptable (c'est souvent le même numéro que le métier!)
    3. Cocher si le métier est CCQ ou non


Pour exporter le fichier de requêtes, allez dans Feuilles de temps-> Employés-> Export-> Avantage Requête. Un fichier texte sera généré et téléchargé sur votre poste.


Lorsque vous allez importer ce fichier dans Avantage (voir plus haut), il se peut que vous ailliez des erreurs. Voici les codes d'erreurs fréquentes:

  • SEMP: Un ou plusieurs employés importés n'ont pas de Code de l'employé dans le système comptable
  • SCONT: Un ou plusieurs projets importés n'ont pas de Code de projet dans le système comptable
  • SREG: Des employés ont des erreurs dans leurs feuilles de temps
  • SMETIER: Un Rôle CCQ n'a pas de numéro de métier et/ou Code du rôle dans le système comptable
  • SMODNUM: Un Rôle non CCQ n'a pas de numéro de métier et/ou Code du rôle dans le système comptable