Au fil des années, nous avons vu comment plusieurs centaines d'entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs d'activités de construction utilisent Emyx Horo. Suite à ces observations et constats, voici donc les meilleures pratiques pour s'assurer du succès de l'implantation, de l'utilisation et d'un retour sur investissement rapide! Ces suggestions se veulent courtes et concises. Pour plus d'explications, contactez-nous!
Débuter rapidement
Suivant votre formation avec nos formateurs, démarrez rapidement à utiliser la plateforme ou vous risquez d'oublier beaucoup d'information.
Intégrer graduellement
Si vous avez plusieurs dizaines d'employés, débutez avec moins de 10 la première semaine. Débutez avec une équipe que vous savez que ça ira bien et qu'ils seront potentiellement des ambassadeurs pour le reste de l'entreprise. Augmentez ensuite graduellement.
Partagez les connaissances
Si vous êtes la seule et unique personne utilisant Emyx Horo dans l'entreprise, partagez tout de même les connaissances avec un collègue. Si vous quittez ou devez vous absenter, l'entreprise ne sera pas dans le pétrin.
Plus de 30 employés: Contremaîtres!
Les gens de bureau ne savent pas toujours ce qui se passe sur les chantiers (Heures de début, ont-ils pris leurs 'breaks',etc.). Les contremaîtres le savent et une utilisation assidue de l'approbation des contremaîtres réduira considérablement la charge de travail au bureau. Plus l'entreprise est grande, plus c'est vrai!
Approbation: À chaque jour
Nous suggérons fortement aux contremaîtres d'approuver les heures à chaque fin de journée et non à la fin de la semaine. Premièrement, l'information est fraîche dans leur mémoire et deuxièmement, l'interface mobile est conçue pour une approbation journalière!
Feuilles de temps manuelles: Attention!
Les feuilles de temps manuelles ont été conçues pour les gens de bureau non régi par le décret de la construction. Pour plusieurs raisons, nous vous suggérons fortement de ne jamais donner ce droit aux employés de chantier.
J'ai oublié de me 'puncher'
Vous allez l'entendre souvent celle-là! Dites-leur de le faire quand même lorsqu'ils s'en rendent compte et d'indiquer en commentaires l'heure de fin. Ceci vous permettra de changer rapidement l'heure du punch sans devoir le créer à 100%. Vous sauverez énormément de temps.
Rôles: Entrez les coûtant!
Lorsque vous configurez vos rôles d'employés, beaucoup laissent le champ 'coûtant' à 0$ et l'oublient ainsi. Inscrivez le vrai coûtant et vous aurez l'évolution des coûts de main-d'œuvre de vos projets en temps réel. Même si éventuellement vous l'aurez dans votre système comptable, pourquoi ne pas l'avoir en temps réel ? Ça se fait tout seul!
Désactiver vos projets terminés
N'attendez pas d'avoir une liste de plusieurs centaines de projets terminés qui pollue votre liste et celle de vos employés de terrain. Désactivez-les au fur et à mesure.
Feuilles de temps: Les 10 règles d'or
On aimerait tous imprimer les feuilles de temps le lundi et que tout soit parfait pour la paie. J'ai de mauvaises nouvelles pour vous, ça n'arrivera pas. Il faut entretenir les feuilles de temps, mais il y a plusieurs méthodes pour réduire le temps d'entretien au maximum. Voici les règles d'or (certaines répètent ce qui a été mentionné plus haut).
- Utilisez les contremaîtres si vous le pouvez! Consulter la rubrique
- Contremaîtres, approuvez chaque jour!
- Si vous avez des gestionnaires de projets, c'est à eux d'approuver les heures sur leurs chantiers!
- Ne pas utiliser les feuilles de temps manuelles sur les chantiers
- Se puncher même si on oublie et on inscrit un commentaire (Ex.: J'ai terminé à 15h15)
- Effectuer les corrections le jour même si vous le pouvez
- Utilisez les modifications dynamiques! Consultez la rubrique
- Utilisez la fonction 'Employé suivant'
- Exporter vers votre système comptable Consultez la rubrique
- Si Emyx Horo prend plus de temps que la méthode papier, quelque chose cloche! Appelez-nous.